13. März 2026 Praxis ca. 14 Minuten Lesezeit Aktualisiert am 22. September 2026

DGUV V3 Dokumentation: Prüfprotokoll, Aufbewahrung, Plaketten und digitale Geräteliste

Pflicht ist, das Ergebnis jeder Prüfung aufzuzeichnen: Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der prüfenden Person. Diese Aufzeichnung bewahrst du mindestens bis zur nächsten Prüfung auf (§ 14 Abs. 7 BetrSichV). Eine Prüfplakette verlangen weder die DGUV Vorschrift 3 noch die BetrSichV, und ob du auf Papier oder digital dokumentierst, entscheidest du selbst.

Das Wichtigste in Kürze

Vier Pflichtangaben: Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis, Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person. Wird das Protokoll ausschließlich elektronisch übermittelt, tritt eine elektronische Signatur an die Stelle der Unterschrift.
Messwerte, Messverfahren, Prüfgerät, Gerätekennung, Standort und Prüffrist empfehlen die DGUV Informationen 203-070 und 203-071 zusätzlich. Ohne Messwerte lässt sich ein Protokoll kaum auswerten.
Aufbewahrung: mindestens bis zur nächsten Prüfung. Eine längere feste Frist nennen BetrSichV und DGUV Vorschrift 3 nicht. Ältere Protokolle brauchst du trotzdem, wenn du über die Fehlerquote eine längere Prüffrist begründen willst.
Plaketten verlangen weder die DGUV Vorschrift 3 noch die BetrSichV. Für bestimmte Medizinprodukte schreibt die MPBetreibV eine Kennzeichnung vor. Werden Geräte an wechselnden Orten eingesetzt, muss dort ein Nachweis der letzten Prüfung vorliegen.
Elektronische Aufzeichnungen sind ausdrücklich erlaubt. Praktische Grundlage ist eine Geräteliste mit eindeutiger Kennung je Gerät, etwa per QR-Code.

Was im Prüfprotokoll stehen muss

Die Aufzeichnungspflicht steht in § 14 Abs. 7 BetrSichV. Gemeint sind die Prüfungen nach § 14 Abs. 1 bis 4, darunter die Prüfung vor der ersten Verwendung und die wiederkehrende Prüfung. Die DGUV Vorschrift 3 regelt in § 5, wann geprüft wird. Ein Prüfbuch mit bestimmten Eintragungen musst du nach § 5 Abs. 3 nur führen, wenn die Berufsgenossenschaft es verlangt.

Angabe	Status	Grundlage
Art der Prüfung, z. B. Erstprüfung, Wiederholungsprüfung, Prüfung nach Instandsetzung	Pflicht	§ 14 Abs. 7 Satz 2 Nummer 1 BetrSichV
Prüfumfang: welche Geräte oder Anlagenteile, welche Prüfschritte (Besichtigen, Messen, Erproben)	Pflicht	Nummer 2
Ergebnis der Prüfung	Pflicht	Nummer 3
Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person, bei rein elektronisch übermittelten Dokumenten elektronische Signatur	Pflicht	Nummer 4
Datum und Anlass der Prüfung	empfohlen	TRBS 1201 Nr. 8.3.1
Kennung des Geräts (Typ, Hersteller, Inventarnummer) und Standort	empfohlen	DGUV Information 203-070, Abschnitt 3.7
Messverfahren und Messwerte	empfohlen	DGUV Information 203-070, Abschnitt 3.7
Verwendetes Prüf- oder Messgerät	empfohlen	DGUV Information 203-070 und 203-071
Prüfgrundlage, z. B. DIN EN 50699 (VDE 0702) für Geräte, DIN VDE 0105-100 für die Anlage	empfohlen	DGUV Information 203-071, Kapitel 8
Prüffrist bzw. nächster Prüftermin	empfohlen	DGUV Information 203-071, Kapitel 8
Hinweise zum Weiterbetrieb: Mängel, Reparatur, Stilllegung	empfohlen	DGUV Information 203-071, Kapitel 8

„Empfohlen“ heißt: nicht in der Verordnung, aber in der TRBS 1201 oder in den DGUV Informationen der gesetzlichen Unfallversicherung.

Warum Messwerte hineingehören: Ein Protokoll, in dem je Gerät nur „bestanden“ steht, deckt den Wortlaut der Verordnung ab, sagt aber wenig. Nach DGUV Information 203-070 soll die Dokumentation hinreichend aussagekräftig sein; dazu sollten Messverfahren, Messwerte und Prüfergebnis drinstehen. Für die elektrische Anlage sind laut DGUV Information 203-072 die für die Bewertung relevanten Messwerte zu dokumentieren. Mit Messwerten vergleichst du die Prüfungen über die Jahre und erkennst, ob sich ein Gerät verschlechtert. Bei der elektrischen Anlage kommt ein Kostenargument dazu: Fehlen die Ergebnisse früherer Prüfungen samt Messwerten, kann die wiederkehrende Prüfung so umfangreich werden wie eine Erstprüfung (DGUV Information 203-071, Anhang A).

Ein Protokoll für viele Geräte: Ein Sammelprotokoll mit einer Zeile je Gerät reicht. Die Unterschrift oder elektronische Signatur darf nachvollziehbar für mehrere Prüflinge gelten (DGUV Information 203-070, Abschnitt 3.7).

Wer vorsätzlich oder fahrlässig nicht dafür sorgt, dass das Ergebnis aufgezeichnet und aufbewahrt wird oder die Pflichtangaben enthält, handelt ordnungswidrig (§ 22 Abs. 1 Nr. 30 und 31 BetrSichV). Das gilt auch dann, wenn die Prüfung stattgefunden hat.

Wie lange du Prüfprotokolle aufbewahren musst

Die Aufzeichnung muss mindestens bis zur nächsten Prüfung vorliegen. Für die Prüfung elektrischer Geräte und Anlagen nennen weder die BetrSichV noch die DGUV Vorschrift 3 eine längere Frist. Angaben wie „fünf Jahre“ oder „zehn Jahre“ sind Empfehlungen, keine Pflicht.

Unterlage	Pflicht	Sinnvoll
Protokoll der letzten Prüfung (Geräte und Anlage)	bis zur nächsten Prüfung (§ 14 Abs. 7 BetrSichV)	bis das Gerät ausgesondert ist
Protokolle früherer Prüfungen	keine	mehrere Prüfzyklen behalten: Damit belegst du die Fehlerquote und erkennst Veränderungen der Messwerte (DGUV Information 203-071, Kapitel 8)
Erstprüfung der Anlage, Errichterbestätigung, Schaltpläne	Protokoll bis zur nächsten Prüfung	solange die Anlage besteht, weil jede Wiederholungsprüfung darauf aufbaut
Protokoll der sicherheitstechnischen Kontrolle (STK) für Medizinprodukte nach Anlage 1 MPBetreibV	Protokoll bis zur nächsten STK (§ 12 Abs. 3 MPBetreibV); Frist, Datum und Ergebnis stehen zusätzlich im Medizinproduktebuch, das du nach der Außerbetriebnahme des Produkts fünf Jahre aufbewahrst (§ 13 Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 3 MPBetreibV)	wie bei Geräten
Rechnung des Prüfbetriebs	8 Jahre als Buchungsbeleg (§ 147 Abs. 3 AO)	entfällt

Beispiel: Frist ein Jahr, geprüft im März 2025 und März 2026. Pflicht war, das Protokoll von 2025 bis zur Prüfung 2026 aufzubewahren. Behältst du beide, siehst du, ob die Fehlerquote stabil ist.

Nachweis am Einsatzort: Werden Arbeitsmittel an unterschiedlichen Betriebsorten verwendet, etwa auf Baustellen, bei Montage oder im Außendienst, muss am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorliegen (§ 14 Abs. 7 Satz 4 BetrSichV). Nach TRBS 1201 Nr. 8.3.1 reicht dafür eine Prüfplakette, eine Stempelung oder eine Kopie der Prüfaufzeichnung.

Wer die Unterlagen sehen darf: Aufsichtspersonen der Berufsgenossenschaft dürfen Auskünfte verlangen und betriebliche Unterlagen einsehen (§ 19 Abs. 2 SGB VII). Die staatliche Arbeitsschutzbehörde kann Auskünfte und die Überlassung von Unterlagen verlangen (§ 22 Abs. 1 ArbSchG). Leg die Protokolle deshalb so ab, dass du sie ohne langes Suchen vorlegen kannst.

Prüfplaketten: üblich, aber keine Pflicht

Die DGUV Information 203-071 sagt es direkt: „Das generelle Anbringen von Prüfplaketten wird in den Regelwerken nicht verlangt.“ Pflicht ist die Aufzeichnung. Eine Plakette hilft trotzdem, weil jeder Benutzer sieht, wann das Gerät wieder dran ist. Die Plakette zeigt aber nur, dass geprüft wurde, nicht, dass das Gerät mängelfrei ist (TRBS 1201 Nr. 8.3.1). Eine Plakette ersetzt das Protokoll also nicht.

Wenn Plaketten, dann so:

Inhalt: Prüfdatum, nächster Prüftermin und Prüfgrundlage. Diese drei Angaben nennt die DGUV Information 203-071 in ihren Vorschlägen für den Prüfauftrag (Anhang D) als Mindestinhalt.
Nur auf bestandenen Geräten: Eine Plakette ist nur bei Prüflingen sinnvoll, die die Prüfung bestanden haben (DGUV Information 203-070).
Alte Plaketten entfernen: Abgelaufene Kennzeichnungen früherer Prüfungen kommen ab, sonst ist unklar, welche gilt (DGUV Information 203-071, Anhang D).
Farbe: Plaketten gibt es mit Jahreszahl, Monatsraster und teils jährlich wechselnder Farbe. Eine verbindliche Farbregel gibt es nicht. Maßgeblich ist das Datum.

Gerät nicht bestanden: Die DGUV Information 203-071 schlägt als Vertragsinhalt vor, solche Geräte deutlich als unsicher zu kennzeichnen und der weiteren Verwendung zu entziehen (Anhang D). Den Mangel musst du unverzüglich beheben lassen. Besteht bis dahin eine dringende Gefahr, darf das Gerät nicht benutzt werden (DGUV Vorschrift 3 § 3 Abs. 2). Nach der Reparatur wird vor der Wiederinbetriebnahme erneut geprüft (§ 5 Abs. 1 Nummer 1), für Geräte nach DIN EN 50678 (VDE 0701).

Medizinprodukte: Hier gibt es eine Kennzeichnungspflicht. Produkte nach Anlage 1 MPBetreibV erhalten nach bestandener sicherheitstechnischer Kontrolle ein Zeichen mit Jahr und Monat der nächsten Kontrolle und der Person, die kontrolliert hat (§ 12 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 MPBetreibV). Das STK-Protokoll muss die ermittelten Messwerte und Messverfahren enthalten. Für messtechnische Kontrollen gilt nach § 15 Abs. 7 Ähnliches; dort nennt das Zeichen das Jahr der nächsten Kontrolle. Mehr dazu unter Medizinische Geräte und DGUV V3.

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Prüfbericht lesen: Messgrößen und Grenzwerte

Ein vollständiger Prüfbericht für ortsveränderliche Geräte hat meist vier Teile. Eine Norm schreibt diesen Aufbau nicht vor; die Inhalte lehnen sich an die DGUV Informationen 203-070 und 203-072 an. Reihenfolge und Aussehen hängen von der Software des Prüfbetriebs ab:

Kopf: Auftraggeber, Prüfbetrieb und Prüfperson, Prüfdatum, Prüfgrundlage, Prüfgerät. Für die Wiederholungsprüfung von Geräten gilt DIN EN 50699 (VDE 0702). Die alte DIN VDE 0701-0702 ist seit September 2023 vollständig zurückgezogen. Steht sie in einem neuen Bericht, frag nach.
Geräteliste: eine Zeile je Gerät mit Kennung, Bezeichnung, Standort, Schutzklasse, Messwerten, Ergebnis und nächstem Termin.
Mängelliste: welches Gerät, welcher Mangel, was zu tun ist.
Zusammenfassung: Anzahl geprüft, bestanden, nicht bestanden.

Die Schutzklasse bestimmt, was gemessen wird: Schutzklasse I sind Geräte mit Schutzleiter, Schutzklasse II schutzisolierte Geräte, Schutzklasse III Geräte mit Schutzkleinspannung. Grenzwerte und übliche Werte in der folgenden Übersicht stammen aus der DGUV Information 203-070 (Ausgabe April 2026), die die Änderungen der DIN EN 50699 umsetzt.

Kürzel	Messgröße	Was sie zeigt	Grenzwert	Üblicher Wert
RPE oder RSL	Schutzleiterwiderstand (nur Schutzklasse I)	ob der Schutzleiter durchgehend verbunden ist	≤ 0,3 Ω für Leitungen bis 5 m und bis 1,5 mm², je weitere 7,5 m zusätzlich 0,1 Ω, höchstens 1 Ω; bei größerem Querschnitt errechneter Wert	meist unter 0,1 Ω
RIso	Isolationswiderstand	ob die Isolierung zwischen aktiven und berührbaren Teilen hält	Schutzklasse I ≥ 1 MΩ, mit Heizelementen ≥ 0,3 MΩ; Schutzklasse II ≥ 2 MΩ; Schutzklasse III ≥ 0,25 MΩ	häufig weit über 100 MΩ
IPE oder ISL	Schutzleiterstrom (Schutzklasse I)	wie viel Strom über den Schutzleiter abfließt	≤ 3,5 mA; bei Heizelementen über 3,5 kW 1 mA je kW, höchstens 10 mA	keine Angabe
IB oder IBer	Berührungsstrom	wie viel Strom über berührbare leitfähige Teile ohne Schutzleiter fließen könnte	≤ 0,5 mA	nahe 0 mA

Dazu kommen die Sichtprüfung und das Erproben, etwa von Schaltern oder der Prüftaste einer Fehlerstrom-Schutzeinrichtung. Bei den Strömen gehört das Messverfahren ins Protokoll: direkte Messung, Differenzstrommethode oder alternative Methode. Die Tabelle hilft dir beim Einordnen, ersetzt aber nicht die Norm. Die Bewertung trifft die Prüfperson; bei manchen Geräten, etwa mit Frequenzumrichter, zieht sie Produktnorm oder Herstellerangaben heran.

Beispiel Verlängerungsleitung: 20 m, 1,5 mm². Grenzwert: 0,3 Ω für die ersten 5 m plus 2 × 0,1 Ω für die weiteren 15 m, also 0,5 Ω. Gemessen 0,38 Ω: bestanden. Gemessen 0,71 Ω: nicht bestanden.

Bestanden, aber auffällig: Übliche Messwerte liegen um ein Vielfaches günstiger als die Grenzwerte. Hat ein Gerät der Schutzklasse I einen Isolationswiderstand von 1,4 MΩ, besteht es, liegt aber weit unter dem üblichen Wert. Nach DGUV Information 203-070 soll die Prüfperson bei Werten nahe am Grenzwert den Grund feststellen. Steht dazu nichts im Bericht, frag nach.

Fehlerquote aus der Zusammenfassung: Die Durchführungsanweisung zu § 5 der DGUV Vorschrift 3 versteht darunter den Anteil der Geräte, die Abweichungen von den Grenzwerten aufweisen, festgestellt bei den Prüfungen in bestimmten Betriebsbereichen. Rechne sie deshalb je Bereich, etwa Büro und Werkstatt getrennt.

180 Geräte geprüft, 3 mit Grenzwertabweichung: 3 ÷ 180 = 1,7 %. Unter 2 % kann die Frist nach Tabelle 1B verlängert werden, höchstens auf 1 Jahr in Werkstätten und 2 Jahre in Büros.
150 Geräte, 3 Abweichungen: genau 2,0 %. Die bisherige Frist kann als ausreichend gelten, für eine Verlängerung reicht das nicht.
180 Geräte, 4 Abweichungen: 2,2 %. Die Frist gilt dann nicht mehr ohne Weiteres als ausreichend. Prüf in der Gefährdungsbeurteilung, ob du sie verkürzen musst.

Die Frist selbst legst du in der Gefährdungsbeurteilung fest; die Richtwerte stehen in der Übersicht der DGUV V3 Prüffristen.

Bericht zur elektrischen Anlage: Hier stehen andere Werte, zum Beispiel Durchgängigkeit der Schutzleiter, Isolationswiderstand, Fehlerschleifenimpedanz und die Prüfung der Fehlerstrom-Schutzeinrichtungen (RCD). Nicht jeder einzelne Messwert muss hinein, wohl aber die für die Bewertung relevanten. Bei der Fehlerschleifenimpedanz genügt je Stromkreis der Wert an der Messstelle, die am weitesten von der vorgeschalteten Schutzeinrichtung (Sicherung oder Leitungsschutzschalter) entfernt ist (DGUV Information 203-072).

Digitale Dokumentation: Geräteliste, QR-Code und Online-Zugang

Aufzeichnungen können auch in elektronischer Form aufbewahrt werden, so steht es in § 14 Abs. 7 Satz 3 BetrSichV. Die Form ist nicht verbindlich vorgegeben, wohl aber die Mindestinhalte. Handschriftlich und elektronisch ist beides möglich; achte auf eine sichere Aufbewahrung (DGUV Information 203-072). Unterschriebene Papierprotokolle kannst du auch einscannen und digital ablegen.

Die Geräteliste ist der Kern. Werden alle Prüflinge erfasst, entsteht zugleich eine Inventarisierung (DGUV Information 203-070). Sinnvolle Spalten:

Inventarnummer, am Gerät als QR-Code, Barcode oder Etikett
Bezeichnung, Hersteller, Typ
Standort: Raum, Abteilung, Filiale
ortsveränderlich oder ortsfest, Schutzklasse
Prüffrist laut Gefährdungsbeurteilung
letzte Prüfung: Datum, Ergebnis, Verweis auf das Protokoll
nächster Prüftermin
Status: in Benutzung, eingelagert, ausgesondert

Der Status verhindert, dass Geräte übersehen oder unnötig geprüft werden. Tabelle 1B der DGUV Vorschrift 3 gilt für ortsveränderliche Geräte, „soweit benutzt“. Selten genutzte Geräte bleiben in der Prüfung. Ist bei einem eingelagerten Gerät die Frist abgelaufen, lass es vor der nächsten Benutzung prüfen. Ausgesonderte Geräte streichst du aus der Liste, damit sie nicht mehr mitgeprüft werden.

QR-Code, Barcode, RFID: Mit passenden Prüfgeräten und Software liefert eine solche Kennzeichnung auf einfache Weise einen Überblick über Prüfdatum, Prüfintervall, Fehlerquote, Prüfperson und Standort (DGUV Information 203-070 nennt Barcode und RFID). Die Inventarisierung, also die erstmalige Aufnahme aller Geräte samt Kennzeichnung, bieten Prüfbetriebe häufig beim ersten Prüftermin mit an, oft als eigenen Posten im Angebot. Was dieser Posten umfasst, unterscheidet sich von Angebot zu Angebot: ob das Etikett dazugehört, ob die Gerätedaten (Bezeichnung, Standort, Schutzklasse) vor Ort erfasst werden und ob du die fertige Liste als Tabelle exportieren kannst. Bei Folgeprüfungen entfällt die Aufnahme, weil die Geräte dann nur noch gescannt werden. Welche Faktoren den Preis einer Prüfung insgesamt bestimmen, liest du unter DGUV V3 Kosten.

Form	Stärken	Worauf du achtest
Papierprotokolle im Ordner	ohne Technik nutzbar	Verlust durch Brand oder Wasser; Fristen verfolgst du selbst; für wechselnde Einsatzorte brauchst du Kopien
PDF-Protokoll plus Geräteliste als Tabelle	durchsuchbar, leicht zu sichern, kein Zusatzprogramm	Tabelle nach jeder Prüfung aktualisieren; PDF unverändert ablegen; Termine in einen Kalender übertragen
Software oder Online-Zugang des Prüfbetriebs	Fristen, Fehlerquote und Historie auf einen Blick, Gerät per Scan aufrufen	Export als PDF und Tabelle vereinbaren, damit bei einem Wechsel des Prüfbetriebs nichts verloren geht; Zugang nach Vertragsende klären

Die DGUV Information 203-071 rät, im Angebot die Kosten für Prüfplaketten und Barcodes, für Protokolle und Berichte und für die Datenverwaltung ausweisen zu lassen. Frag vor dem Auftrag außerdem:

Enthält das Protokoll je Gerät die Messwerte und das verwendete Prüfgerät?
In welchem Format kommt es: PDF, Tabelle, Online-Zugang? Ist der Export im Preis enthalten?
Wie wird unterschrieben oder elektronisch signiert?
Wie werden Geräte gekennzeichnet: QR-Code, Barcode, Plakette?
Bekommst du eine Mängelliste mit Empfehlung, also Reparatur oder Aussonderung?

Angebote für die Prüfung unterscheiden sich in Aufbau und Höhe deutlich: Neben Anzahl und Art der Geräte und der Zahl der Standorte spielt eine Rolle, ob Kennzeichnung, Geräteliste, Export und Mängelliste enthalten sind oder gesondert berechnet werden. Über eChecko kannst du mehrere Angebote von Prüfbetrieben aus deiner Region nebeneinander vergleichen. Die Fragen oben klärst du, bevor du dich für ein Angebot entscheidest: Angebote vergleichen.

Checkliste: Ist deine Dokumentation vollständig?

Jedes prüfpflichtige Gerät hat eine eindeutige Kennung und steht in der Geräteliste.
Für jedes Gerät und für die Anlage liegt das Protokoll der letzten Prüfung vor.
Jedes Protokoll nennt Art, Umfang und Ergebnis der Prüfung sowie Name und Unterschrift oder elektronische Signatur der Prüfperson.
Messwerte, Prüfgerät und Prüfgrundlage stehen drin.
Mängel sind erledigt und dokumentiert: Reparatur mit Prüfung nach Instandsetzung oder Aussonderung.
Für Geräte an wechselnden Einsatzorten liegt dort ein Nachweis vor, etwa Plakette oder Kopie.
Erstprüfung, Errichterbestätigung und Schaltpläne der Anlage sind auffindbar.
Digitale Daten haben ein Backup, Papierunterlagen liegen geschützt.

Häufige Fragen

Sind digitale Prüfprotokolle zulässig?

Ja. § 14 Abs. 7 BetrSichV erlaubt die elektronische Aufbewahrung ausdrücklich. Wird das Protokoll ausschließlich elektronisch übermittelt, braucht es statt der Unterschrift eine elektronische Signatur. Welche Stufe der Signatur genügt, legt die Verordnung nicht fest. Eine Prüfplakette verlangen DGUV Vorschrift 3 und BetrSichV auch bei digitaler Dokumentation nicht.

Was mache ich, wenn ein Protokoll fehlt?

Frag beim Prüfbetrieb nach einer Kopie. Gibt es keine, lässt sich die Prüfung nur schwer nachweisen. Lass das Gerät oder die Anlage dann erneut prüfen und dokumentiere das Ergebnis. Ein Protokoll, das ohne Prüfung nachträglich erstellt wird, ist kein Nachweis.

Wer darf prüfen und das Protokoll unterschreiben?

Nach DGUV Vorschrift 3 prüft eine Elektrofachkraft oder jemand unter ihrer Leitung und Aufsicht. Ortsveränderliche Geräte darf laut Durchführungsanweisung auch eine elektrotechnisch unterwiesene Person prüfen, wenn geeignete Mess- und Prüfgeräte verwendet werden. Die BetrSichV verlangt eine zur Prüfung befähigte Person; für elektrische Gefährdungen setzt TRBS 1203 eine elektrotechnische Qualifikation voraus. Unterschreiben muss das Protokoll die zur Prüfung befähigte Person (§ 14 Abs. 7 BetrSichV). Was die Rollen unterscheidet, steht unter Elektrofachkraft und befähigte Person.